Tra il dire e il fare… c’è di mezzo l’implementazione. Come mai, nonostante la massiccia diffusione del libro di Allen e la validità del suo pensiero, il mondo del lavoro continua a soffrire di scarsa organizzazione e di stress da produttività? Forse un motivo è la difficoltà nel trovare gli strumenti giusti per introdurlo nella propria vita. Certamente io sono tra quelli che di difficoltà ne ha incontrate (e ne incontra ancora) molte: per questo motivo ho deciso di condividerle assieme alle strategie che ho messo in atto per superarle, nella speranza che possano esservi di aiuto.

Inizio quindi una serie di post in cui illustrerò come ho affrontato l’implementazione delle cinque fasi che compongono il metodo GTD nelle mie abitudini quotidiane. Dal momento che esistono i libri di Allen e una quantità notevole di risorse nel web che descrivono minuziosamente le attività e i processi da seguire durante le varie fasi, concentrerò questa serie di post non sul “cosa” sono ma sul “come” è possibile eseguirle, portando la mia esperienza a testimonianza.

La prima fase è la Collection. Il concetto è abbastanza semplice: raccogliere in unico punto (inbox) tutte le “cose” che dobbiamo fare o tenere a mente, in modo da avere una sensazione, anche visiva, del volume dei nostri impegni, e di liberare per le fasi successive le risorse mentali utilizzate fino a quel momento per “tenere a mente tutto”. Implementare correttamente questa fase è naturalmente basilare per il successo di tutto il sistema: dobbiamo essere assolutamente fiduciosi del fatto che nulla possa sfuggire alla nostra inbox.

Unico punto: ecco la mia difficoltà. Dopo la prima grande raccolta operata all’avvio del sistema, la fase Collection è in pratica costantemente attiva: ogni pensiero, richiesta, mail, telefonata, che si presenta durante il giorno, deve essere catturata e archiviata in un unico punto, nonostante siano ovviamente tanti e diversi i contesti nei quali è necessario usare l’inbox. Un taccuino è ideale in ufficio, meno in auto. La mail è ancora ideale davanti ad un pc, ma in coda in banca? Bisogna poi trovare uno strumento che sia facilmente consultabile per le fasi successive.

La tecnologia mi è venuta incontro e sono arrivati gli smartphone di ultima generazione. Ho veramente sempre con me il telefono, e grazie alla possibilità di prendere note vocali e fotografie al volo, diventa davvero possibile creare una nota in qualsiasi situazione. Inizialmente creavo una mail per ogni nota, che inviavo all’indirizzo del mio account di Vitalist. Poi sono passato a Nirvana, e ora sto usando il conosciutissimo e versatile Evernote. Il fattore che mi ha fatto preferire Evernote per la gestione dell’inbox è la comodità di utilizzo dell’app mobile, che con il widget dedicato consente di creare una nota di qualsiasi tipo con un solo tocco.

Ad ogni tasto un tipo di nota: testuale, fotografia, vocale. Io di solito preferisco il riconoscimento vocale dello smartphone, che ascolta le mie parole e le scrive direttamente nella nota, ma quando non c’è copertura per la rete dati, tipicamente in auto in zone rurali, ricorro alla nota vocale che funziona perfettamente anche offline.

Avendo una to do list scritta  a mano su un semplice taccuino, per esempio da un’altra persona durante una riunione, è addirittura possibile crare una nota con la fotografia del foglio, e poi ricercare le parole contenute nell’immagine, rendendo così superfluo ricopiare a telefono la lista. E’ una funzione che utilizzo a volte quando ho bisogno di fare un mind dump, che mi riesce più facile davanti ad un foglio bianco piuttosto che a uno schermo con aperto Evernote, rischio troppo facilmente di distrarmi.

Un’altra situazione per me tipica è svegliarmi nel cuore della notte con un’idea o un pensiero che voglio annotarmi: avendo il telefono in carica sul comodino, mi basta digitare in una nota le parole chiave dell’idea in questione, senza disturbare mia moglie accendendo la luce.

Le possibilità di utilizzo sono infinite: Evernote è un prodotto secondo me ben fatto e utilissimo, e lo consiglio per la fase Collection; vedremo nei post successivi se riesce ad essere altrettanto convincente anche con le rimanenti quattro fasi.