Per chi ha scelto di utilizzare Evernote come applicazione principale di supporto al proprio sistema di organizzazione personale, decidere qual’è la migliore impostazione dei taccuini è uno dei passaggi più importanti. Questo può richiedere molto tempo e sforzo, necessari per provare le infinite possibilità a disposizione e trovare quella che più si adatta alle proprie abitudini. Per risparmiarvi tutto questo, ho scelto di condividere l’impostazione che sto utilizzando attualmente, che è il risultato di tante (ma proprio tante) sperimentazioni “sul campo” di diverse impostazioni via via modificate e migliorate: provatela se volete, spero possa piacere anche a voi.

Dal basso verso l’alto: la cartella in cui raccolgo le note è, come di consueto, la inbox.

Lo stack Archivo contiene tutte le note a cui non sono associate delle azioni, tra cui anche tutto il materiale di supporto ai progetti correnti. Ho trovato molto importante mantenere in taccuini separati il materiale di supporto e le azioni, perché diversamente si rischia di perdere quella bella sensazione “visiva” del volume degli impegni data dal numero delle note presenti nel taccuino.

Lo stack Shopping mi serve per ottimizzare le ricerche su internet destinate alla scelta della miglior occasione per un acquisto: ogni  occasione interessante che trovo navigando con il pc o con lo smartphone, oppure in negozio, la invio in questo stack utilizzando il tag relativo all’oggetto desiderato. Inserisco sempre il prezzo all’inizio del nome della nota, così posso sfogliare comodamente in un solo luogo tutte le occasioni trovate, ordinandole eventualmente per prezzo.

I taccuini Lavoro, Andrea e Famiglia contengono le next/someday action di ogni progetto, suddivise per area. In passato queste note risiedevano in un solo taccuino e, nonostante fossero tutte associate a tag suddivisi per area, mi risultava scomodo concentrarmi su gli impegni lavorativi dimenticando quelli personali.

Infine lo stack Focus. Qui sposto le azioni prioritarie sia personali sia lavorative su cui scelgo di concentrarmi nella settimana. In particolare sposto nel taccuino Ora la singola azione che voglio eseguire, la completo senza distrazioni, e solo dopo la archivio nel taccuino Fatto e scelgo l’azione successiva dal taccuino Oggi e Settimana.

L’impostazione dei tag, più articolata, sarà oggetto di un articolo successivo.

Infine alcuni piccoli ma utili stratagemmi:

– uso il punto per i progetti (lavorativi) e i due punti per i progetti personali (due punti, due p), così quando elenco le attività per taccuino, vedo le due aree separate;

– uso il punto esclamativo per i taccuini e i tag relativi alle “priorità”, associato ad un prefisso numerico: anche qui si tratta di una comodità di layout quando si hanno elenchi molto lunghi. Il prefisso numerico permette di avere subito in evidenza le attività più urgenti.

In un articolo successivo descriverò anche l’impostazione dei tag, altrettanto importanti.