Dopo la fase Collection, possiamo dedicarci a tutto quello che è finito nella nostra inbox, affrontando le due fasi che Allen definisce Processing e Organizing. L’approccio è ben schematizzato dal workflow seguente, e rimando al libro per approfondimenti sul metodo: in questo articolo riporto gli strumenti e le tecniche che sto attualmente utilizzando per implementarlo.

Processing

Questa fase è rappresentata dagli step nella colonna centrale del workflow. Avendo scelto come inbox un taccuino di Evernote, è stato facile implementarla utilizzando lo stesso strumento. Al termine della fase ho spostato o cancellato tutte le note presenti e la mia inbox è vuota. Eseguo questa fase ogni mattina come prima attività: non è una scelta classica, nel senso che normalmente viene consigliato di dedicarsi a questa fase a fine giornata, in modo da liberare la mente e potersi godere il tempo libero della sera senza stress. Nel mio caso però ho capito di essere maggiormente predisposto al lavoro “produttivo” a fine giornata, mentre di mattina mi viene più naturale “fare le pulizie” e riordinare tutte le mie cose. Inoltre, sfruttando il mindset “organizzativo” attivato durante il Processing, ho aggiunto all’inizio della mia routine mattutina lo svuotamento dell’inbox della e-mail, e l’inbox “fisico” della mia postazione di lavoro, dove “atterrano” le cose fisiche: riviste, posta, fatture, … Se una e-mail o un foglio comportano una azione, li processo inviandoli all’inbox di Evernote, in modo da avere un solo luogo dove mantenere le mie azioni, dopodiché, con la scrivania libera e la mail vuota, mi dedico ad Evernote.

Può sembrare pesante iniziare così la giornata ma posso garantirvi che una volta presa l’abitudine non impiego mai più di 30-45 minuti a completare la mia routine, e la sensazione di libertà data da avere tutte le inbox vuote prima di iniziare il lavoro produttivo è molto rilassante.

Organizing

Questa fase consiste fondamentalmente nel decidere quante e quali liste predisporre, e poi assegnare ogni nota a quella più appropriata. Io ho scelto di utilizzare i tag di Evernote per gestire le mie liste, in questo modo.

I contesti si spiegano da soli, faccio notare alcune scelte “sofferte”.

errands (cioè le cose da fare in giro) non specifica esattamente dove l’azione deve essere compiuta, in modo da rendere molto più semplice la ricerca di tutte le azioni di quel tipo, anche da smartphone. Avevo precedentemente utilizzato on tag per luogo, ma diventavano troppi e quindi difficili da gestire.

waiting: ho iniziato da poco ad utilizzare questo tag, prima utilizzavo un taccuino. Ho cambiato perché così ho una visione più chiara dell’insieme delle azioni dedicate ad un progetto.

@: utilizzare la chiocciola come prefisso è un classico, e ordina i context tag quando si sfogliano le note nella visualizzazione lista.

Anche qui il significato è chiaro; le azioni 4, 5 e 6 raccolgono le routine che ripeto periodicamente: quando devo attivarle ne faccio una copia e la inserisco in inbox, per poi trattarla come una action normale.

Qui inserisco i nomi delle persone coinvolte nelle mie azioni. Il punto interrogativo ha la solita funzione di ordinare visivamente i tag nelle liste.

Infine i Progetti, cioè il cuore di tutto il sistema. L’elenco completo è molto lungo, qui vediamo le sei categorie in cui sono raggruppati. Inattivi raccoglie i progetti e le idee che, per un motivo o per l’altro, non posso portare avanti attivamente, ma dei quali non voglio dimenticarmi (al solito come prefisso un punto per i Progetti di lavoro e due punti per i Progetti Personali). Opportunità e Progetti raccolgono tutti i progetti di lavoro, separando quelli attivi da quelli ancora in gestazione. Andrea raccoglie i miei progetti più personali, mentre Famiglia raccoglie i progetti dedicati alle persone meravigliose con cui vivo.

Per completare il quadro: ogni azione che abbia una scadenza finisce direttamente sul calendario, senza rimanere in Evernote. Io uso da sempre Google Calendar, funziona benissimo. I Progetti più complessi hanno bisogno di materiale di supporto specifico: uso una semplice cartella del file system, e a volte schematizzo tutto quello che mi serve con la tecnica del mind-mapping usando Mind Meister.